Asistensi Pengelolaan Arsip di Lingkungan Bea Cukai Magelang
Magelang (27/9), Arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima. Hal-hal yang berkenaan dengan arsip kita sebut dengan kearsipan. Arsip terdiri dari berbagai macam bentuk sesuai dengan fungsinya masing-masing. Termasuk di lingkungan Bea Cukai Magelang, arsip merupakan hal yang penting dan harus diperhatikan.
Membahas lebih detail mengenai kearsipan, Bea Cukai Magelang menghadirkan seorang narasumber yaitu Arsiparis Ahli Madya Kantor Pusat DJBC, Listrijono yang menyampaikan mengenai pengelolaan arsip yang baik melalui kegiatan In House Training (IHT) yang diadakan oleh Kantor Bea Cukai Magelang. Arsip memiliki berbagai macam fungsi mulai dari arsip dinamis dan statis serta memiliki siklus pengelolaan mulai dari penciptaan arsip, penggunaan arsip, pemeliharaan arsip, dan penyusutan arsip. Arsip harus dipelihara dari sejak muncul sampai dengan nantinya dimusnahkan. Arsip juga terbagi menjadi dua yaitu arsip non elektronik dan arsip elektronik. Dalam naskah dinas Kementerian Keuangan, arsip dapat dibuat dan diterima melalui aplikasi yang dinamakan Nadine (Naskah Dinas Elektronik). Arsip dalam Nadine harus di klasifikasikan atau dikelompokan secara logis dan sistematis berdasarkan kesamaan urusan kegiatan organisasi serta berfungsi sebagai pedoman pemberkasan dan penemuan kembali, “Pengelolaan arsip harus diperhatikan dan dikelola dengan baik. Salah satu indikator suatu instansi sudah baik atau belum bisa dilihat dari cara mereka mengelola arsipnya,” jelas Listrijono.
Dengan adanya pengelolaan arsip yang baik diharapkan dapat mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien, membantu menjelaskan dan mengatur berbagai informasi, serta mendukung akses dalam pemberkasan dan penataan arsip yang mudah.